სერტიფიცირების პროცესი

სერტიფიცირების ფაქტობრივი პროცესი შედარებით სწორხაზოვანია. მართლაც, სერტიფიცირების პროექტთა უმრავლესობა ეფუძნება ერთსა და იმავე, ძირითად პროცესს, რომლის მონახაზი შემდეგნაირია:

სერტიფიცირებისათვის კოტირების ფორმირების მიზნით, პოტენციურმა კლიენტმა უნდა წარმოადგინოს შემდეგი სახის ინფორმაცია:

ა) სერტიფიცირების სასურველი სფერო;

ბ) კანდიდატი ორგანიზაციის შესაბამისი დეტალები, რომლებიც სავალდებულოა სერტიფიცირების პროექტის სპეციფიკიდან გამომდინარე; მათ შორის: ორგანიზაციის დასახელება და ადგილმდებარეობ(ებ)ის მისამართ(ებ)ი, მისი პროცესები და ოპერაციები, ადამიანური და ტექნიკური რესურსები, ფუნქციები, ურთიერთობები და ნებისმიერი შესაბამისი სამართლებრივი ვალდებულებები;

გ) კომპანიის მიერ გამოყენებული იმ გარე რესურსების იდენტიფიცირება, რომლებიც გავლენას იქონიებს მოთხოვნებთან შესაბამისობაზე;

დ) სტანდარტები ან სხვა სახის მოთხოვნები, რისთვისაც კანდიდატ ორგანიზაციას სურს სერტიფიცირება;

ე) გათვალისწინებული იქნა თუ არა მართვის სისტემის სერტიფიცირებასთან დაკავშირებული კონსულტაცია, და, თუ იქნა, ვის მიერ.

ზემოთ მოცემული ინფორმაციის მიღებისთანავე უნდა ჩატარდეს კლიენტის მიერ სერტიფიცირებისათვის წარმოდგენილი კითხვარისა და დამატებითი ინფორმაციის განხილვა. კითხვარის განხილვის შემდეგ URS-ს შეუძლია თანხმობა განაცხადოს ან უარი თქვას  სერტიფიცირებისათვის ოფიციალური კოტირების გაცემაზე.

ამის შემდეგ ოფიციალური კოტირება უნდა გადაეცეს დამკვეთს. როდესაც დამკვეთი წერილობით დაეთანხმება კოტირებას, URS შეადგენს კონტრაქტს განსახილველად, წარმოადგენს აუდიტის პროგრამას და განსაზღვრავს წამყვანი აუდიტორ(ებ)ის მოთხოვნებს სერტიფიცირების ჩასატარებლად.

განხილვის შემდეგ ყოველი ახალი დამკვეთისათვის სრულდება აუდიტის პირველი ეტაპი - პირველი ეტაპის მიზნებია:

ა) შემოწმდეს დამკვეთის მართვის სისტემის დოკუმენტირებული ინფორმაცია;

ბ) შეფასდეს დამკვეთის კონკრეტული ადგილისათვის დამახასიათებელი გარემოებები და მის პერსონალთან დაიწყოს განხილვები, რათა განისაზღვროს მეორე ეტაპისათვის მზადყოფნა (ოფიციალური, ადგილზე ჩატარებული აუდიტი);

გ) მიიღოს საჭირო ინფორმაცია მართვის სისტემის სფეროს შესახებ; მათ შორის:

დ) მოხდეს მეორე ეტაპის დაგეგმვაზე ფოკუსირება, დამკვეთის მართვის სისტემისა და ადგილობრივი ოპერაციების საფუძვლიანი გაანალიზების გზით მართვის სისტემის ან სხვა ნორმატიული დოკუმენტის კონტექსტში.

ე) შეფასდეს, დაგეგმილი და შესრულებულია თუ არა შიდა აუდიტისა და მენეჯმენტის მიმოხილვა, მენეჯმენტის სისტემის განხორციელების ხარისხი ადასტურებს თუ არა, რომ დამკვეთი მზად არის მეორე ეტაპისათვის.

მართვის სისტემების უმრავლესობისათვის, სულ ცოტა, აუდიტის პირველი ეტაპის ნაწილი მაინც უნდა განხორციელდეს დამკვეთის შენობაში, რათა მიღწეულ იქნეს ზემოთ დადგენილი მიზნები.

აუდიტის პირველი ეტაპის დასასრულს შედგება ანგარიში და დამკვეთს გადაეცემა დოკუმენტირებული დასკვნები პირველი ეტაპის მიზნების შესრულების დასადასტურებლად და მას ეცნობება მეორე ეტაპისათვის მზადყოფნის შესახებ.

თუ აუდიტის პირველი ეტაპის შედეგი დამაკმაყოფილებელია, თუმცა მცირე პრობლემები წამოიჭრა, აუდიტორი თანხმდება აუდიტის მეორე ეტაპის დაწყების თარიღზე.

როდესაც შედეგი არ არის დამაკმაყოფილებელი (მსხვილი პრობლემები წამოიჭრა) და აუდიტორი არ თვლის, რომ დამკვეთი მზად არის გადავიდეს აუდიტის მეორე ეტაპზე, აუდიტის მეორე ეტაპი არ დაიგეგმება მანამ, სანამ დამკვეთს არ მიეცემა საკმარისი დრო აუდიტის პირველი ეტაპის ანგარიშში აღნიშნული პრობლემების გამოსასწორებლად.

აუდიტის მეორე ეტაპი ტარდება, რათა შეფასდეს შესრულება დამკვეთის მართვის სისტემის ეფექტურობის ჩათვლით. მეორე ეტაპი უნდა გაიმართოს დამკვეთთან ადგილზე. იგი უნდა შეიცავდეს, სულ ცოტა, აუდიტის შემდეგ პუნქტებს:

ა) ინფორმაცია და მტკიცებულება შესაბამისი მართვის სისტემის სტანდარტების ან სხვა ნორმატიული დოკუმენტების შესაბამისობის შესახებ;

ბ) შესრულების მონიტორინგი, გაზომვა, ძირითადი შესასრულებელი მიზნებისა და ამოცანების ანგარიშგება და განხილვა (მოქმედი მართვის სისტემის სტანდარტის ან სხვა ნორმატიული დოკუმენტის შესაბამისობა);

გ) დამკვეთის მართვის სიტემის შესაძლებლობა და შესრულება შესაბამისი ნორმატიული, მარეგულირებელი და სახელშეკრულებო მოთხოვნების მიხედვით;

დ) დამკვეთის პროცესების საექსპლუატაციო კონტროლი;

ე) შიდა აუდიტისა და მართვის შემოწმება;

ვ) მართვის პასუხისმგებლობა დამკვეთის პოლიტიკისა და სისტემის მიერ დასმული საკითხების კორექტირების შესაძლებლობაზე.

აუდიტის მეორე ეტაპის დასრულებისას აუდიტის ჯგუფი გააანალიზებს და განიხილავს ყველა ინფორმაციასა და პირველ და მეორე ეტაპზე შეგროვებულ მტკიცებულებებს და წარმოადგენს აუდიტის შედეგებსა და დასკვნებს.

შედგება ანგარიში, რაც გადაეცემა დამკვეთს.

•  იქ, სადაც არანაირი პრობლემა (შეუსაბამობა ან შეუსრულებლობა) არ გამოკვეთილა, წამყვანი აუდიტორი გასცემს რეგისტრაციის რეკომენდაციას.

• იქ, სადაც მცირე პრობლემები (შეუსაბამობა) გამოიკვეთა, დამკვეთმა მანამ უნდა გადაჭრას პრობლემები, სანამ გაიცემა რეგისტრაციის რეკომენდაცია.

• მსხვილი პრობლემების (შეუსრულებლობის) აღმოჩენისას ისინიც უნდა გადაჭრას დამკვეთმა. თუმცა შესაძლოა საჭირო გახდეს დამკვეთის შეზღუდული ხელახალი აუდიტის ჩატარება, რათა ეფექტურად გადაიჭრას მსხვილი პრობლემები აუდიტის მეორე ეტაპის დასრულების დღიდან არაუგვიანეს 6 თვეში.

როგორც კი გაიცემა რეგისტრაციის რეკომენდაცია და დაიშვება სერტიფიკატი, დამკვეთი გადაყვანილ იქნება შეთანხმებულ სამეთვალყურეო რეჟიმზე.

იგი ტარდება ადგილზე, დადგენილი პერიოდულობით. სამეთვალყურეო აუდიტები უნდა ჩატარდეს მინიმუმ ერთხელ კალენდარული წლის განმავლობაში. თავდაპირველი სერტიფიცირების შემდგომი პირველი სამეთვალყურეო აუდიტის თარიღი არ უნდა განისაზღვროს სერტიფიცირების თაობაზე გადაწყვეტილების მიღების თარიღიდან 12 თვეზე მეტ დროში. სერტიფიკატის აღებიდან სამი წლის შემდეგ ახალი სარეგისტრაციო სერტიფიკატის ხელახლა მიღებისათვის საჭიროა, დაინიშნოს ხელახალი სერტიფიცირების აუდიტი.

სამეთვალყურეო აქტივობები უნდა შეიცავდეს აუდიტს ადგილზე, სერტიფიცირებული დამკვეთის მართვის სისტემის განსაზღვრული მოთხოვნების შესაბამისად შესრულების შესამოწმებლად, იმ სტანდარტების დაცვით, რომელთა მიხედვითაც გაიცა სერტიფიკატი.

თითოეული სამეთვალყურეო აუდიტი შესაბამისი მართვის სისტემის სტანდარტისათვის უნდა შეიცავდეს, სულ ცოტა, აუდიტის შემდეგ პუნქტებს:

ა) შიდა აუდიტისა და მენეჯმენტის შემოწმების აქტივობებს;

ბ) წინა აუდიტის განმავლობაში აღმოჩენილი შეუსაბამობების აღმოფხვრის შემოწმებას;

გ) საჩივრების განხილვის სისტემასა და ჩანაწერებს;

დ) მართვის სისტემის ეფექტურობას სერტიფიცირებული დამკვეთის შესაბამისი მართვის სისტემის მიზნებისა და განზრახული შედეგების მიღწევის მიხედვით;

ე) მუდმივი განვითარების მიზნით დაგეგმილი აქტივობების პროგრესს;

ვ) ოპერაციული კონტროლის გაგრძელებას;

ზ) ნებისმიერი ცვლილების შემოწმებას;

თ) სერტიფიცირების ნიშნების და/ან ნებისმიერი სხვა შენიშვნის გამოყენებას.

როგორც ასეთი, წერილობითი ანგარიში უნდა შეიქმნას თითოეული სამეთვალყურეო ვიზიტის დასრულებისთანავე, და, თუკი არ გამოვლინდება არცერთი მსხვილი შეუსაბამობა, რეგიტრაციის გაგრძელების პროცესი შენარჩუნდება.

სხვა სამეთვალყურეო აქტივობები შეიძლება შეიცავდეს:

ა)  მასერტიფიცირებელი ორგანოს შეკითხვებს სერტიფიცირების ასპექტების შესახებ სერტიფიკაციის ობიექტის მიმართ;

ბ) ნებისმიერი სერტიფიცირებული დამკვეთის განცხადებების შემოწმებას მის მიერ განხორციელებული საქმიანობის თაობაზე (მაგ., სარეკლამო მასალა, ვებგვერდი);

გ) თხოვნას, რომ სერტიფიცირებულმა კლიენტმა წარმოადგინოს დოკუმენტური ინფორმაცია  (ბეჭდური ან ელექტრონული სახით);

დ) სერტიფიცირებული კლიენტის შესრულების მონიტორინგის სხვა საშუალებებს.

თავდაპირველი სარეგისტრაციო სერტიფიკატი ძალაშია სამი წლის განმავლობაში იმ პირობით, თუკი კლიენტი აკმაყოფილებს სერტიფიკაციის რეგულაციებს და სამი წლის განმავლობაში დანიშნული სამეთვალყურეო ვიზიტები დამაკმაყოფილებელია.

სამწლიანი სერტიფიცირების პერიოდის დასრულების წინ ტარდება სამი წლის განმავლობაში ყველა წინა ვიზიტის ანგარიშების მიმოხილვა და შემდეგ სრული ხელახალი შეფასების აუდიტი, რათა ახალი სერტიფიკატის გაცემისათვის, რომელიც ძალაში იქნება მომდევნო სამი წლის განმავლობაში, უზრუნველყოფილ იქნეს სრული წესრიგი. ხელახალი სერტიფიცირების აუდიტს შეიძლება დასჭირდეს აუდიტის პირველი ეტაპი იმ შემთხვევაში, თუკი მნიშვნელოვნად შეიცვალა მართვის სისტემა, დამკვეთი ან კონტექსტი, რომლის ფარგლებშიც ფუნქციონირებს მართვის სისტემა (მაგ., ცვლილებები კანონმდებლობაში). ეს პროცესი მეორდება ისე, როგორც ეს აღწერილია ზემოთ, თითოეული სამწლიანი სარეგისტრაციო სერტიფიკატისათვის.

ხელახალი სერტიფიცირების აუდიტი უნდა შეიცავდეს ადგილზე აუდიტს, რომელიც გულისხმობს შემდეგს:

როგორც ასეთი, წერილობითი ანგარიში გაიცემა ხელახალი სერტიფიცირების ვიზიტის დასასრულ პერიოდში, და, თუკი მნიშვნელოვანი შეუსაბამობები არ წარმოჩენილა, ხელახალი სერტიფიცირება იქნება რეკომენდებული და გაიცემა ახალი სერტიფიკატი.

იქ, სადაც მცირე პრობლემები (შეუსაბამობები) გამოიკვეთა, დამკვეთი ვალდებულია გადაჭრას ეს პრობლემები არსებული სერტიფიკატის ვადის ამოწურვამდე. ახალი სერტიფიკატის მოქმედების ვადა შეიძლება ეფუძნებოდეს არსებული სერტიფიკატის მოქმედების ვადას. ახალი სერტიფიკატის გაცემის თარიღი უნდა დადგინდეს ხელახალი სერტიფიცირების შესახებ გადაწყვეტილების მიღებისას ან მის შემდეგ.

იმ შემთხვევაში, თუკი ხელახალი სერტიფიცირების აუდიტი არ დასრულებულა ან URS ვერ ადასტურებს კორექტირებას ან სათანადო ქმედებას ნებისმიერი ძირითადი შეუსაბამობის გამოსასწორებლად სერტიფიკატის ვადის გასვლამდე, მაშინ სერტიფიკატის გაცემის არსებული თარიღი წარმოადგენს სერტიფიკატის გაცემის შესახებ გადაწყვეტილების მიღების თარიღს, ხოლო მოქმედების ვადა უნდა განისაზღვროს წინამავალი სასერტიფიკაციო ციკლით და არა გადაწყეტილების მიღების თარიღიდან 3 წლის ვადით.

სერტიფიცირების ვადის გასვლის შემდეგ სერტიფიცირება შეიძლება აღდგეს 6 თვის განმავლობაში იმ პირობით, რომ განხორციელდა ხელახალი სერტიფიცირებით გათვალისწინებული აქტივობები; წინააღმდეგ შემთხვევაში გასავლელი იქნება, სულ ცოტა, მეორე ეტაპი მაინც. სერტიფიკატის გაცემის არსებული თარიღი უნდა დადგინდეს ან ხელახალი სერტიფიცირების შესახებ გადაწყვეტილების მიღებისას ან მის შემდეგ, ხოლო მისი მოქმედების ვადა უნდა განისაზღვროს წინამავალი სასერტიფიკაციო ციკლით.

შენიშვნები:

როგორც უკვე აღინიშნა, ზემოაღწერილი პროცესი არსებითად ერთი და იგივეა ყველა შემოთავაზებული სასერტიფიკაციო პროგრამისათვის. და მაინც, ზოგიერთი პროგრამის მოთხოვნებში გვხვდება უმნიშვნელო სახეცვლილებები; ასეთი სახეცვლილებების თაობაზე რჩევების მიღებას შეძლებთ შესაბამისი სერტიფიცირების პროგრამის გუნდისაგან.

შრომის საზომი ერთეულების მოთხოვნების სახელმძღვანელო გამოქვეყნებულია IAF-ის მიერ და დამკვეთს შეუძლია გადაამოწმოს, რამდენად გონივრულად და სამართლიანადაა გაწერილი დროები.

 

Please select ...

Certification of Systems
www.urs-certification.co.uk

Certification of Persons
www.urs-persons.co.uk

Certification of Products
www.urs-products.com

Inspection and Revision
www.urs-inspection.co.uk

Insurance
www.urs-insurance.co.uk

×
საიტი იყენებს ქუქი ფაილებს. ქუქი ფაილების სიის ნახვა და მათი წაშლა შესაძლებელია თქვენი ბრაუზერის პარამეტრებიდან. ვეთანხმები, შეტყობინების დახურვა.